Wiele osób zakładających własną działalność gospodarczą boryka się z dylematem: zatrudnić księgowego, skorzystać z usług firmy zewnętrznej, a może zajmować się księgowością samemu? Podpowiadamy, o czym należy pamiętać przy wyborze tej ostatniej opcji.
Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej – obowiązki
Nasze obowiązki księgowe zależą przede wszystkim od wybranej formy opodatkowania. Najczęściej wykorzystywanym dokumentem przy przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej jest KpiR – Księga Przychodów i Rozchodów. Na jego podstawie wylicza się między innymi zaliczki na podatek dochodowy. Księga Przychodów i Rozchodów powinna zawierać informacje między innymi o przychodach uzyskanych ze sprzedaży produktów i usług, przychodach niebędących bezpośrednio związanych z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej, kosztach prowadzenia działalności (na przykład zakup materiałów czy towarów).
Przedsiębiorca na koniec każdego miesiąca powinien sporządzić wydruk zapisów dokonanych w minionym miesiącu.
Do naszych obowiązków będzie należeć także odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, opłacanie składek ZUS, składanie deklaracji VAT, przechowywanie Księgi Przychodów i Rozchodów wraz z innymi dokumentami, a także odprowadzanie kwoty podatku do odpowiedniego Urzędu Skarbowego. Szczególnie teraz, w okresie rozliczeń podatkowych za rok 2020, należy trzymać rękę na pulsie i poznać przepisy dotyczące PIT-u od pracodawcy, także takiego dla osób niepełnoletnich, poznać zasady dotyczące ulg podatkowych i zaznajomić się z konsekwencjami niezłożenia zeznania podatkowego w terminie.
Pierwsze kroki
Kiedy postanawiamy założyć własną działalność gospodarczą, należy złożyć wniosek CEIDG. Przy wypełnianiu tego dokumentu będziemy musieli wskazać osobę, która ma zajmować się prowadzeniem księgowości firmy. Jeśli decydujemy, że to zadanie będzie należało do nas, pole pozostawiamy puste, można też wprowadzić dane swojej firmy. Obie te możliwości będą dla odpowiednich instytucji oznaczały samodzielną księgowość.
Niektóre działalności gospodarcze podlegają zwolnieniu z obowiązku rejestracji do podatku VAT, inne muszą zostać zarejestrowane jako czynny podatnik VAT. To ważna informacja, której należy się jak najszybciej dowiedzieć.
Program księgowy do rozliczeń
Księgę Przychodów i Rozchodów możemy prowadzić praktycznie wszędzie, nawet tradycyjnie, w zeszycie. Niestety, sprzyja to jednak pomyłkom. Istnieją na szczęście różne programy komputerowe – zarówno on- jak i offline – które ułatwią nam prowadzenie samodzielnej księgowości. Automatyzują one i przyspieszają cały proces naszej pracy.
Na początek należy skonfigurować wybrany przez nas program księgowy. Musimy zapisać w nim między innymi takie dane, jak:
- imię, nazwisko, adres przedsiębiorcy
- informacje o podatkach, na przykład: forma opodatkowania, okres rozliczania podatków, kwota wolna od podatków
- numer NIP
- informacje o składkach ZUS
- informacje z Księgi Przychodów i Rozchodów (nie dotyczy nowo założonej firmy lub przypadku, kiedy samodzielne księgowanie zaczynamy od początku nowego roku)
- zapisy z ostatniej deklaracji VAT
- informacje o posiadanych środkach firmowych i innych środkach trwałych
Zalety i wady samodzielnej księgowości
Co prawda początkowo wszystkie obowiązki i odpowiedzialność związane z byciem swoim własnym księgowym mogą trochę przerażać i przytłaczać. Na pierwszy rzut oka zadanie te wyglądają na skomplikowane. Dodatkowo na pewno wymagają one samodyscypliny i odpowiedzialnej organizacji czasu pracy.
Jednak na dłuższą metę przedsiębiorca na pewno skorzysta na tej metodzie rozliczania się z urzędem skarbowym. Samodzielne prowadzenie księgowości sprawia, że więcej wiemy o własnej firmie, dodatkowo oszczędzamy pieniądze, które w innym wypadku wydalibyśmy na zatrudnienie księgowego. Kiedy już przedsiębiorca przyzwyczai się i odpowiednio wdroży się w swoje nowe obowiązki, na pewno nie pożałuje swojej decyzji.
